Wer einen neuen E-Mail-Anbieter sucht, steht vor einer unübersichtlichen Auswahl. Allein in Deutschland konkurrieren Dutzende Dienste um Nutzer: von den großen Playern wie Gmail, GMX, Web.de und Outlook bis zu datenschutzorientierten Alternativen wie Posteo, Tutanota oder ProtonMail. Die Unterschiede sind erheblich, und wer einfach beim bekanntesten Namen bleibt, verschenkt möglicherweise Funktionen oder geht unnötige Kompromisse beim Datenschutz ein.
Kostenlos versus kostenpflichtig
Der erste Filter ist fast immer der Preis. Kostenlose Anbieter finanzieren sich in der Regel durch Werbung oder die Auswertung von Nutzerdaten. Gmail zeigt personalisierte Werbeanzeigen, die auf Profilinformationen basieren. GMX und Web.de verfahren ähnlich. Das ist kein Geheimnis, stört aber einen Teil der Nutzer erheblich.
Kostenpflichtige Anbieter wie Posteo verlangen 1 Euro pro Monat, bieten dafür aber werbefreie Nutzung, anonyme Zahlungsmöglichkeiten und Server ausschließlich in Deutschland. Tutanota startet mit einer kostenlosen Basisversion, die Premium-Version mit erweiterten Funktionen kostet 12 Euro im Jahr. ProtonMail aus der Schweiz bietet ebenfalls eine Gratis-Variante an, die allerdings auf 1 GB Speicher und eine Adresse begrenzt ist. Für 3,99 Euro monatlich gibt es deutlich mehr Kapazität und eigene Domains.
Für den privaten Alltagsgebrauch reicht ein kostenloses Konto oft aus. Wer jedoch geschäftliche E-Mails verwaltet, eigene Domains benötigt oder besonders sensible Kommunikation führt, sollte die Investition in einen kostenpflichtigen Dienst ernsthaft erwägen.
Speicherplatz im direkten Vergleich
Speicherplatz klingt nach einer technischen Nebensache, wird aber schnell relevant. Gmail bietet 15 GB kostenlosen Speicher, der sich allerdings mit Google Drive und Google Fotos teilt. Wer viele Anhänge bekommt oder große Dateien per Mail verschickt, stößt bei intensiver Nutzung nach einigen Jahren an Grenzen.
| Anbieter | Kostenloser Speicher | Preis Premium | Serverstandort |
|---|---|---|---|
| Gmail | 15 GB (geteilt) | ab 1,99 €/Monat | USA |
| GMX | Unbegrenzt (mit Einschränkungen) | ab 2,99 €/Monat | Deutschland |
| Posteo | 2 GB (erweiterbar) | 1,00 €/Monat | Deutschland |
| ProtonMail | 1 GB | ab 3,99 €/Monat | Schweiz |
| Tutanota | 1 GB | ab 1,00 €/Monat | Deutschland |
GMX bewirbt „unbegrenzten“ Speicher, was in der Praxis bestimmten technischen Bedingungen unterliegt. Wer sehr große Anhänge regelmäßig versendet, sollte die konkreten Dateigrößenbeschränkungen im Blick behalten: GMX erlaubt Anhänge bis 100 MB je Nachricht, Gmail bis zu 25 MB direkt und größere Dateien über Google Drive.
Datenschutz: Worauf es wirklich ankommt
Datenschutz ist beim E-Mail-Vergleich kein Randthema mehr. Seit der Datenschutz-Grundverordnung interessiert sich auch ein breiteres Publikum dafür, wo E-Mails gespeichert werden und wer theoretisch Zugriff hat.
Anbieter mit Serverstandort in Deutschland unterliegen deutschem Datenschutzrecht und der DSGVO. Das gilt für GMX, Web.de, Posteo und Tutanota. Amerikanische Anbieter wie Gmail und Outlook fallen unter US-amerikanisches Recht, was Behörden unter bestimmten Bedingungen Zugriff auf Daten erlauben kann. Das Thema wird in Verbraucherschutzkreisen intensiv diskutiert, und wer sich einen strukturierten Überblick verschaffen möchte, findet bei was man über E-Mail-Anbieter Vergleich wissen sollte nützliche Hintergrundinformationen dazu.
Darüber hinaus unterscheiden sich Anbieter beim Thema Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. ProtonMail und Tutanota bieten diese standardmäßig an, allerdings nur in der Kommunikation zwischen Nutzern desselben Dienstes oder mit externen Empfängern, die ein Passwort kennen. Reguläre E-Mails an Gmail-Nutzer werden dabei nicht automatisch verschlüsselt. Wer vertrauliche Kommunikation führt, sollte sich über diese technischen Grenzen im Klaren sein.
Benutzerfreundlichkeit und Zusatzfunktionen
Neben Datenschutz und Speicher entscheiden oft praktische Details über die Alltagstauglichkeit eines Anbieters. Dazu gehören:
- Kalender und Kontaktverwaltung: Gmail, GMX und Outlook bieten integrierte Kalender, die sich mit Smartphones synchronisieren lassen. Posteo und Tutanota haben eigene Kalender, deren Kompatibilität mit externen Apps variiert.
- Spam-Filterung: Gmail gilt als besonders leistungsfähig beim Erkennen von Spam und Phishing-Mails. Kleinere Anbieter holen auf, können aber noch nicht ganz mithalten.
- App-Unterstützung: Alle großen Anbieter haben Apps für iOS und Android. Tutanota betreibt eine eigene verschlüsselte App, die jedoch keine Drittanbieter-Clients wie Thunderbird oder Outlook unterstützt.
- Mehrere Adressen: Wer private und berufliche Mails trennen möchte, benötigt entweder mehrere Konten oder einen Anbieter mit Alias-Funktion. ProtonMail bietet im kostenpflichtigen Tarif bis zu zehn Adressen, GMX erlaubt mehrere Aliasse kostenlos.
Eigene Domain und geschäftliche Nutzung
Für Selbstständige und Unternehmen ist eine eigene Domain unverzichtbar. Adressen im Format name@firmenname.de wirken professioneller als name@gmail.com. Nahezu alle Premium-Tarife unterstützen eigene Domains: Google Workspace beginnt bei 5,75 Euro pro Nutzer und Monat, Microsoft 365 Business Basic bei 4,70 Euro. Posteo bietet keine eigenen Domains an, was den Dienst für geschäftliche Nutzung weniger geeignet macht.
Wer mehrere Mitarbeiter mit E-Mail-Konten ausstatten will, sollte auf Groupware-Funktionen achten: gemeinsame Kalender, geteilte Postfächer und Verwaltungskonsolen für Nutzerkonten. Hier haben Google und Microsoft klare Vorteile gegenüber kleineren Anbietern.
Wechsel und Mitnahme bestehender Mails
Der Wechsel des E-Mail-Anbieters scheint aufwendig, ist aber technisch machbar. Die meisten Anbieter unterstützen den Import per IMAP, sodass alte Mails in den neuen Posteingang übertragen werden können. Gmail bietet dafür ein integriertes Tool. Wer zu Posteo wechselt, kann alte Mails über ein Web-Importtool hochladen.
Wichtiger als die technische Migration ist die Umstellung aller registrierten Konten auf die neue Adresse. Das kostet Zeit. Viele Nutzer führen deshalb für eine Übergangszeit von drei bis sechs Monaten beide Konten parallel und leiten eingehende Mails weiter. Eine dauerhafte Weiterleitung ist nicht bei allen Anbietern im kostenlosen Tarif verfügbar.
Wer seinen E-Mail-Anbieter nicht nach dem Zufallsprinzip gewählt haben möchte, tut gut daran, die eigenen Prioritäten klar zu definieren: Datenschutz, Kosten, Funktionsumfang oder Benutzerfreundlichkeit. Alle diese Kriterien in einem einzigen Anbieter zu vereinen, gelingt selten. Meistens sind es zwei oder drei Prioritäten, die den Ausschlag geben, und auf dieser Grundlage fällt die Entscheidung deutlich leichter.