Der Begriff Spesenmanagement beschreibt alle Abläufe, mit denen ein Unternehmen Ausgaben erfasst, prüft und verbucht, die Beschäftigte im Auftrag des Arbeitgebers tätigen. Dazu gehören Fahrtkosten, Übernachtungen, Bewirtungen, kleinere Einkäufe oder digitale Dienste. Lange Zeit lief das fast überall gleich ab: Die Mitarbeiterin zahlt privat, sammelt Quittungen, füllt eine Abrechnung aus und wartet auf die Erstattung. Mitarbeiterkarten verändern diesen Ablauf grundlegend. Dieser Beitrag erklärt, was sich dahinter verbirgt, welche Modelle es gibt und welche Regeln dabei eine Rolle spielen.
Begriffsklärung: Spesen, Auslagen, Reisekosten
Im Alltag werden die Begriffe oft durcheinander verwendet. Etwas genauer betrachtet:
- Auslagen sind Beträge, die ein Beschäftigter für den Arbeitgeber vorstreckt und erstattet bekommt, etwa für Büromaterial oder ein Bahnticket.
- Reisekosten umfassen Fahrt-, Übernachtungs- und Verpflegungskosten bei einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit. Für Verpflegung gibt es steuerliche Pauschalen, die das Einkommensteuergesetz regelt.
- Spesen ist der umgangssprachliche Sammelbegriff für beides.
Allen gemeinsam ist, dass der Arbeitgeber sie steuerlich als Betriebsausgaben behandeln kann, wenn sie ordnungsgemäß belegt sind. Genau an diesem Punkt setzt das Spesenmanagement an.
Das klassische Verfahren und seine Schwächen
Die herkömmliche Spesenabrechnung hat mehrere bekannte Probleme. Beschäftigte gehen in Vorleistung und tragen das finanzielle Risiko, bis erstattet wird. Belege gehen verloren oder sind nach Wochen unleserlich, weil Thermopapier verblasst. Die Abrechnung wird oft erst am Monatsende erstellt, sodass die Buchhaltung Ausgaben nachträglich zuordnen muss. Und für Vorgesetzte bedeutet jede Abrechnung eine Prüfung, die Zeit kostet.
Hinzu kommt ein Aspekt, der selten offen angesprochen wird: Nicht alle Beschäftigten können oder wollen größere Beträge vorstrecken. Wer für eine mehrtägige Messe Hotel und Flug selbst bezahlen soll, belastet unter Umständen den eigenen Kreditrahmen erheblich.
Was Mitarbeiterkarten sind
Unter Mitarbeiterkarten versteht man Zahlungskarten, die der Arbeitgeber einzelnen Beschäftigten zur Verfügung stellt. Abgerechnet wird über das Unternehmen, nicht über das Privatkonto. Die Karten können physisch sein oder rein virtuell als Kartennummer für Online-Zahlungen und für die Hinterlegung in Smartphone-Wallets.
Technisch gibt es mehrere Varianten. Bei Charge Cards werden die Umsätze gesammelt und gebündelt vom Firmenkonto eingezogen. Debitkarten belasten das Konto unmittelbar. Prepaid-Modelle werden vorab mit einem Betrag aufgeladen. Welche Variante sinnvoll ist, hängt von der Größe des Unternehmens, der Zahl der Karteninhaber und dem gewünschten Grad an Kontrolle ab. Eine Übersicht zu Kartentypen, Steuerungsfunktionen und Einsatzfeldern bietet ein Ratgeber zu Firmenkreditkarten für Mitarbeiter.
Steuerungsfunktionen
Moderne Mitarbeiterkarten lassen sich fein einstellen. Typische Funktionen sind:
- individuelle Limits pro Karte, pro Tag oder pro Monat,
- Sperren oder Freigaben für bestimmte Händlerkategorien, etwa nur Tankstellen oder nur Reiseanbieter,
- Einweg-Kartennummern für einzelne Online-Käufe,
- Benachrichtigungen in Echtzeit an Karteninhaber und Finanzabteilung,
- die Möglichkeit, eine Karte jederzeit zu pausieren.
Haftung und Verantwortlichkeit
Bei Firmenkarten wird zwischen zwei Haftungsmodellen unterschieden. Bei der Firmenhaftung steht das Unternehmen gegenüber der Bank für alle Umsätze ein. Bei der individuellen Haftung haftet der Karteninhaber zunächst selbst und bekommt die dienstlichen Ausgaben vom Arbeitgeber erstattet. Für Beschäftigte ist die Firmenhaftung deutlich angenehmer, weil keine Bonitätsprüfung ihrer Person nötig ist und sie kein eigenes Risiko tragen.
Arbeitsrechtlich empfiehlt sich in jedem Fall eine schriftliche Kartenrichtlinie. Darin steht, wofür die Karte genutzt werden darf, wie Belege einzureichen sind, was bei Verlust zu tun ist und welche Folgen eine private Nutzung hat. Gibt es einen Betriebsrat, kann dieser bei der Einführung von Systemen, die das Verhalten der Beschäftigten überwachen können, ein Mitbestimmungsrecht haben. Das betrifft gerade Lösungen mit detaillierter Auswertung von Ausgaben.
Belege und rechtliche Grundlagen
Eine Kartenzahlung ersetzt nicht den Beleg. Die Kreditkartenabrechnung zeigt nur, dass bezahlt wurde, nicht wofür. Für den Vorsteuerabzug braucht es eine ordnungsgemäße Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes. Bei Bewirtungen kommen zusätzliche Angaben wie Anlass und Teilnehmer hinzu.
Für die digitale Aufbewahrung gelten die GoBD, die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern in elektronischer Form. Sie verlangen unter anderem, dass Belege vollständig, zeitnah erfasst und nachträglich nicht unbemerkt veränderbar sind. Wer Papierbelege scannt und anschließend vernichten will, braucht ein dokumentiertes Verfahren dafür. Weitere Hintergründe zur ordnungsmäßigen Buchführung finden sich etwa im Artikel zu den GoBD bei Wikipedia.
Wie ein moderner Ablauf aussieht
In vielen Unternehmen hat sich ein Ablauf etabliert, der Kartenzahlung und Belegerfassung eng verknüpft:
- Die Mitarbeiterin bezahlt mit ihrer Karte, etwa ein Taxi nach dem Kundentermin.
- Sie erhält eine Push-Nachricht und fotografiert die Quittung direkt in der App.
- Die Software liest Betrag, Datum und Händler aus und ordnet den Beleg der Zahlung zu.
- Kostenstelle oder Projekt werden ausgewählt, eventuell ein kurzer Kommentar ergänzt.
- Die Buchhaltung erhält einen vollständigen Datensatz und übernimmt ihn in die Finanzbuchhaltung.
Der Vorteil liegt weniger in der Technik als im Zeitpunkt: Der Beleg wird erfasst, solange er noch vorliegt und die Erinnerung frisch ist.
Grenzen und typische Fehler
Mitarbeiterkarten sind kein Selbstläufer. Häufige Stolpersteine sind zu großzügige Limits ohne regelmäßige Kontrolle, Karten, die nach dem Ausscheiden eines Beschäftigten nicht gesperrt werden, und fehlende Regeln für private Fehlbuchungen. Auch der umgekehrte Fall kommt vor: Limits so knapp, dass Beschäftigte auf Reisen doch wieder privat zahlen müssen, was den Nutzen der Karte zunichtemacht.
Ein gutes Spesenmanagement verbindet daher drei Dinge: passende Karten, eine klare Richtlinie und einen Belegprozess, der im Alltag tatsächlich funktioniert. Fehlt eines davon, verlagert sich der Aufwand nur an eine andere Stelle.