Wer zum ersten Mal einen Nachhaltigkeitsreport erstellen soll, schaut oft in eine Art Nebel. Normen, Kennzahlen, Stakeholder-Befragungen, Wesentlichkeitsanalysen. Der Begriff klingt schwer, und viele Verantwortliche in mittelständischen Unternehmen fragen sich schlicht: Ist das wirklich machbar, ohne ein ganzes Team dafür abstellen zu müssen? Die kurze Antwort lautet: Es kommt stark darauf an, was ein Unternehmen bereits dokumentiert und wie strukturiert es seine Daten pflegt.
Was steckt eigentlich in einem Nachhaltigkeitsreport?
Ein Nachhaltigkeitsreport fasst zusammen, wie ein Unternehmen mit ökologischen, sozialen und Governance-Themen umgeht. Im Kern geht es um drei Bereiche: Umwelt (zum Beispiel CO2-Emissionen, Energieverbrauch, Wassernutzung), Soziales (Arbeitsbedingungen, Diversität, Lieferketten) und Unternehmensführung (Compliance, Korruptionsbekämpfung, Vorstandsstruktur). Diese drei Säulen werden im Fachjargon als ESG bezeichnet.
Für große Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern gilt in der EU seit Jahren die sogenannte Non-Financial Reporting Directive (NFRD). Ab dem Geschäftsjahr 2024 greift die deutlich schärfere Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD), die erheblich mehr Unternehmen zur Berichterstattung verpflichtet. Betroffen sind dann schrittweise auch Unternehmen ab 250 Mitarbeitern oder 40 Millionen Euro Umsatz. Wer also noch nicht berichtet, sollte sich jetzt damit befassen.
Der tatsächliche Zeitaufwand: Zahlen aus der Praxis
Eine Umfrage des Beratungsunternehmens KPMG aus dem Jahr 2022 ergab, dass mittelgroße Unternehmen im Schnitt zwischen 800 und 1.500 Arbeitsstunden für die Erstellung ihres ersten Nachhaltigkeitsberichts aufwenden. Bei Konzernen mit komplexen Lieferketten und internationalen Standorten sind Werte von 3.000 Stunden keine Ausnahme. Für ein Unternehmen mit 300 Mitarbeitern, das erstmals berichtet, bedeutet das realistisch: mindestens sechs Monate Vorlaufzeit, wenn nebenbei das Tagesgeschäft weiterläuft.
Besonders zeitintensiv sind vier Phasen:
- Datenerfassung: CO2-Werte, Energieverbrauch, Mitarbeiterzahlen, Fluktuation, Unfallquoten. Oft liegen diese Zahlen in verschiedenen Abteilungen, manchmal noch in Papierform.
- Wesentlichkeitsanalyse: Es muss ermittelt werden, welche Nachhaltigkeitsthemen für das Unternehmen und seine Stakeholder wirklich relevant sind. Das erfordert interne Workshops und externe Befragungen.
- Prüfung und Verifizierung: Viele Standards verlangen eine externe Prüfung, ähnlich wie bei Finanzberichten.
- Redaktion und Layout: Der fertige Bericht muss verständlich formuliert und ansprechend aufbereitet sein.
Welche Normen und Rahmenwerke sind relevant?
Die Wahl des Rahmenwerks beeinflusst den Aufwand erheblich. Die Global Reporting Initiative (GRI) ist weltweit am weitesten verbreitet und bietet einen modularen Aufbau. Der European Sustainability Reporting Standard (ESRS), der im Rahmen der CSRD verbindlich wird, ist deutlich umfangreicher und umfasst über 80 Datenpunkte allein im Umweltbereich. Daneben existieren SASB-Standards, die branchenspezifisch zugeschnitten sind, sowie das UN Global Compact Framework.
Wer sich frühzeitig mit den Anforderungen vertraut macht, findet auf Plattformen wie nachhaltigkeitsreport strukturierte Orientierung zu Rahmenwerken, Pflichtangaben und methodischen Grundlagen. Das spart Zeit bei der Recherche und hilft, den richtigen Standard für die eigene Unternehmensgröße auszuwählen.
Ein häufiger Fehler: Unternehmen beginnen mit der Datenerhebung, ohne vorher festgelegt zu haben, nach welchem Standard sie berichten wollen. Das führt zu doppelter Arbeit, weil später Daten nachträglich angepasst oder ergänzt werden müssen.
Wo liegt der größte Aufwand wirklich?
Viele Unternehmen unterschätzen den internen Koordinationsaufwand. Ein Nachhaltigkeitsreport ist kein Projekt, das eine Person allein stemmen kann. Typischerweise sind folgende Abteilungen eingebunden: Controlling (Energiedaten, Investitionen), HR (Mitarbeiterzahlen, Weiterbildungsstunden, Diversity-Kennzahlen), Einkauf (Lieferkettendaten, Lieferantenbewertungen), Rechtabteilung (Compliance, Korruptionsprävention) und die Geschäftsführung (strategische Ziele, Governance-Angaben).
Das bedeutet in der Praxis: Meetings, Abstimmungsschleifen, manchmal wochenlange Wartezeiten auf Rückmeldungen aus einzelnen Bereichen. Unternehmen, die diesen Prozess unterschätzen, stoßen regelmäßig auf ein Problem: Die Daten sind da, aber sie werden nicht rechtzeitig geliefert.
Ein konkretes Beispiel aus dem Mittelstand
Ein Maschinenbauunternehmen mit 420 Mitarbeitern und drei Standorten in Deutschland startete 2023 erstmals mit der Erstellung eines freiwilligen Nachhaltigkeitsberichts nach GRI-Standards. Das Projektteam bestand aus zwei Personen im Hauptamt und vier Kollegen aus verschiedenen Abteilungen mit jeweils etwa 20 Prozent ihrer Arbeitszeit. Die Gesamtdauer von der ersten Kick-off-Sitzung bis zur Veröffentlichung betrug 14 Monate. Der größte Zeitfresser war die Beschaffung von Emissionsdaten aus der Lieferkette (Scope 3 nach dem Greenhouse Gas Protocol), da viele Zulieferer selbst keine entsprechenden Daten vorhalten.
Lässt sich der Aufwand reduzieren?
Ja, aber nur mit Vorbereitung. Drei Faktoren senken den Aufwand messbar:
- Datenmanagementsysteme: Unternehmen, die bereits ERP-Systeme mit Nachhaltigkeitsmodulen nutzen (etwa SAP S4/HANA mit ESG-Erweiterung oder spezialisierte Tools wie Enablon oder Workiva), berichten deutlich geringere Erfassungszeiten.
- Kontinuität: Wer jährlich berichtet, baut Strukturen auf. Der dritte Bericht dauert erfahrungsgemäß halb so lang wie der erste.
- Klare Zuständigkeiten: Ein dedizierter Projektverantwortlicher mit Entscheidungsbefugnis verkürzt Abstimmungsprozesse erheblich.
Externe Dienstleister und Berater können helfen, beschleunigen den Prozess aber nur dann wirklich, wenn die internen Datenquellen bereits geordnet sind. Wer einem Berater zuerst erklären muss, wo welche Zahlen liegen, zahlt vor allem für dessen Orientierungsphase.
Fazit: Aufwendig, aber planbar
Ein Nachhaltigkeitsreport ist kein Selbstläufer. Der erste Bericht kostet Zeit, Koordination und manchmal auch Nerven. Aber er ist planbar, wenn Unternehmen früh genug anfangen, die richtigen Fragen stellen und eine klare Projektstruktur aufsetzen. Der Aufwand sinkt mit jedem weiteren Berichtszyklus, weil Prozesse, Vorlagen und Datenquellen etabliert werden.
Wer die gesetzlichen Anforderungen durch die CSRD im Blick hat und nicht erst 2025 beginnen will, sollte spätestens jetzt die Datenbasis prüfen und interne Verantwortlichkeiten klären. Der Bericht selbst ist am Ende weniger das Problem als die Strukturen, die ihn erst ermöglichen.